Cos’è un evento virtuale e come è cambiata la sua connotazione nel tempo?
Eventi, conferenze, fiere e saloni di esposizione hanno sempre rappresentato opportunità irripetibili sia a livello nazionale che internazionale per imprese di qualsiasi tipologia e settore.
L’obiettivo principale di ogni evento aziendale è quello di generare un orientamento positivo dei partecipanti (clienti, fornitori, stakeholder) in termini di immagine e di brand awareness, trasmettendo in maniera efficace e innovativa le qualità di un brand, al fine di ampliare il target e lanciare nuovi prodotti o servizi.
Ma che cosa accade quando improvvisamente cambiano le carte in tavola? Quando i luoghi chiusi non sono più accessibili e il contatto fisico è vietato?
L’organizzazione di eventi è un settore che si avvale, in metodologie e strumenti, di un approccio strategico, pianificando e programmando ogni dettaglio tenendo sempre a mente quelli che potrebbero essere i vari scenari possibili.
Tra questi, ad esempio, vi sono possibili restrizioni a viaggi e riunioni per garantire la sicurezza sanitaria: così le nazioni sono entrate in situazioni di blocco, ponendo fine alle attività e agli eventi in tutto il mondo.
È in queste particolari circostanze che sono entrati in gioco gli eventi virtuali, comparsi molti anni prima ma sviluppatosi nell’ultimo periodo per proporre una soluzione alternativa e funzionale. Il passaggio al digitale è da tempo all’ordine del giorno per i brand: la pandemia ha solo accelerato, per necessità, questo cambiamento.
Garantire un’alternativa online in un momento di grande incertezza come quello che stiamo vivendo è un modo per le aziende di dimostrare al proprio pubblico di esserci, di essere resilienti al punto da adattarsi a una nuova condizione senza perdere entusiasmo.
Inoltre, la modalità di gestione dell’evento online presenta diversi vantaggi rispetto a quella “in presenza”:
1. Vantaggi organizzativi: permette di “salvare” l’evento, che altrimenti dovrebbe essere posticipato con disagi e importanti sforzi di ripianificazione, se non addirittura annullato. In una conferenza online i partecipanti possono seguire l’evento da casa o dall’ufficio, alleggerendo molto alcune spese, come ad esempio logistica, allestimenti, ospitalità e catering.
2. Vantaggi economici: è possibile contenere o abbattere i tipici costi dell’evento “in presenza” come quelli riguardanti gli allestimenti, il trasferimento di persone o l’accomodation. Questo non significa però che un evento online sia a costo zero: uno dei fattori a cui bisogna prestare maggiore attenzione è ad esempio la scelta della piattaforma.
3. Vantaggi di pubblico: a differenza degli eventi tradizionali a cui può partecipare un numero limitato di persone, negli eventi online l’organizzatore può decidere di non applicare alcun limite di partecipanti che intendono assistere ad esso. Internet permette di superare distanze geografiche e limiti di capienza degli spazi fisici, aumentando esponenzialmente il pubblico raggiunto.
Ed ecco a questo punto che viene naturale porre la prossima domanda… Come fare per creare e gestire un evento virtuale di successo?
Produrre e organizzare un evento online è un’opportunità non solo per chi lo promuove, ma anche e soprattutto per l’utente, che verrà coinvolto all’interno di un’esperienza nuova e immersiva.
Il segreto sta nella pianificazione studiata e attenta di ogni singola fase:
1. Determinare lo scopo dell’evento e il potenziale pubblico di destinazione
Stabilire gli scopi primari a cui si vuole ambire è il primo passo per l’individuazione della strategia da tenere. A seconda degli obiettivi identificati e del target selezionato si articola e modula l’evento.
2. Creare un piano operativo
L’attenzione ai dettagli è ciò che può far decollare l’evento oppure renderlo un flop. Creare un piano operativo ragionato è importante per capire quali aspetti meritano la giusta attenzione e quali invece è consigliabile sorvolare.
3. Pianificare il budget
Definire un budget è fondamentale per organizzare qualsiasi tipo di evento. È necessario definire il budget in anticipo per evitare problemi dell’ultimo minuto.
4. Creare contenuti accattivanti
Content is the King è una regola fissa. Con gli eventi virtuali, il contenuto rimane un “sempreverde” e può essere utilizzato in seguito sia sui siti web che sui social media.
5. Promuovere correttamente l’evento
Un evento non è di alcuna utilità finché il pubblico non ne conosce l’esistenza. È importante usare interazioni tramite social media, direct mail, pubbliche relazioni per promuovere l’evento e raggiungere il pubblico potenziale. È necessario determinare la value proposition e differenziarsi dai competitor, per assicurarsi una maggiore visibilità.
7. Eseguire un test in anticipo
Le variabili per cui in un evento online possano presentarsi degli intoppi sono molteplici. Per questo motivo è utile svolgere piccoli test che permettano, una volta collegati, un giusto scorrimento ed una fruizione piacevole per i partecipanti.
8. Mantenere i partecipanti coinvolti durante l’evento virtuale
Creare opportunità di interazione con i partecipanti attraverso sessioni di domande e risposte live, sondaggi, quiz e piccoli giochi può tener alta l’attenzione durante l’intera durata dell’evento. Invitare gli spettatori a partecipare aumenterà quindi il loro grado di coinvolgimento e li renderà sempre attivi.
9. Chiedere feedback ad evento terminato
Al termine dell’evento, è fondamentale ricontattare i partecipanti inviando loro sondaggi via e-mail per determinare cosa è piaciuto e cosa no, chiedendo di descrivere la loro esperienza all’evento e il loro feedback per migliorare gli eventi futuri.
10. Selezionare gli strumenti e la tecnologia adatti
Con gli eventi virtuali, invece di selezionare un luogo fisico, è necessario selezionare la giusta piattaforma digitale dove operare. È importante scegliere una piattaforma che offra funzionalità interattive e consenta di ospitare un numero di partecipanti illimitato.
Al giorno d’oggi esistono ormai una grande quantità di software e piattaforme che offrono servizi completi e danno la possibilità di organizzare eventi, riunioni, conferenze, fiere o lanci di prodotti con gran semplicità, facilitandone la gestione completa, dalla sua ideazione fino alla realizzazione vera e propria, passando per fasi di feedback pre, durante e post evento. La maggior parte di queste piattaforme permette di organizzare sessioni di webinar o meeting online o in streaming, registrando la diretta per poterla vedere in ogni momento. Molti di questi permettono anche di inviare mail personalizzate, gestire un vero e proprio sito web a cui gli utenti possono registrarsi, dare visibilità a sponsor o relatori, costruendo per ognuno di loro uno spazio dedicato in cui potranno inserire i loro contenuti aziendali e pubblicizzarsi quindi allo stesso tempo.
I software tra cui poter scegliere sono innumerevoli, ma alcuni esempi rilevanti sono:
- Sharevent
- Hexafair
- Inxpo
Noi di Uahuu, con il supporto della piattaforma Sharevent, abbiamo predisposto per il cliente ADCEC (Associazione dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili delle Tre Venezie) l’evento della prima giornata del 25 Settembre 2020, “MIA – Made in Italy Agroalimentare 2020”, provvedendo sia alla parte grafica che alla parte tecnica e organizzativa. L’evento ha accolto un enorme numero di persone che hanno assistito alla diretta e hanno potuto visitare gli spazi dedicati agli sponsor, che hanno così avuto una grande visibilità e un grande ritorno in termine di immagine del brand. Alla diretta hanno partecipato molti importanti relatori, che hanno raccontato l’agroalimentare in Italia nei nostri giorni. Visto il grande successo avuto nel 2020 è in fase di costruzione un evento digitale anche per il 2021, chiamato “DEFOX: DE-FOSSILIZZIAMOCI. Energia, Ambiente, Economia”, disponibile cliccando il link qui in basso.
Visita il nostro sito per vedere il progetto “MIA – Made in Italy Agroalimentare 2020”!
Per info scrivici a info@uahuu.it
FONTI: